Una de las peores situaciones para un organizador de eventos, sino la peor, es la de una asistencia pobre. Para evitar esta situación, es crucial saber cómo generar engagement el día previo al evento con el que establecer una conexión con los asistentes antes del gran día. Si se hace correctamente, incluso se puede convertir a los invitados previos al evento en embajadores que ayuden a reclutar más participantes. Pero ¿cómo hacerlo?
Involucrar a los asistentes en la planificación del programa y conocer sus intereses
Lo primero que debes saber sobre cómo generar engagement es que dejar a tus invitados proponer ponentes, ubicaciones y participar en votaciones, hará que se sientan que sus opiniones son valoradas y que el evento está personalizado para ellos. Esto genera entusiasmo, ya que los asistentes sienten que han contribuido a la creación del evento. Además, preguntarles sobre sus preferencias, como por ejemplo en relación al catering, crea un ambiente de confianza y cercanía. Los asistentes se sentirán escuchados y apreciados, lo que contribuye a su satisfacción general con el evento.
Permitir que traigan acompañantes.
Permitir que los asistentes traigan acompañantes es una estrategia que va más allá de simplemente aumentar la diversidad en el evento. Al brindarles la oportunidad de invitar a alguien, ya sea un colega, amigo o familiar, se crea un ambiente inclusivo y acogedor que puede enriquecer la experiencia de todos los participantes. La presencia de personas de diferentes sectores o grupos de edad no solo amplía la diversidad de perspectivas, sino que también facilita el intercambio de conocimientos y experiencias entre individuos con antecedentes diversos.
Crear intriga
Cuando los asistentes pueden anticipar experiencias inesperadas, su compromiso emocional con el evento se intensifica notablemente. Esta anticipación crea una sensación de emoción y expectativa que los impulsa a sentirse más conectados y comprometidos con lo que está por venir. La incorporación del storytelling desde las primeras etapas de la convocatoria es una poderosa herramienta para alimentar esta anticipación y generar un interés genuino entre los participantes. Además, el storytelling ofrece la oportunidad de destacar aspectos únicos y atractivos del evento, lo que ayuda a diferenciarlo de otros similares. Al crear un sentido de anticipación y emoción, se motiva a los asistentes a participar activamente y a compartir su entusiasmo con otros.
Establece contacto personal
La personalización de los mensajes con firmas individualizadas transmite un sentido de atención y cuidado que no pasa desapercibido. Este toque personal crea una conexión más significativa con los asistentes, demostrando que no son simplemente un número en una lista, sino individuos valorados y reconocidos por su participación en el evento. Este enfoque centrado en el cliente no solo fortalece el vínculo entre la organización y los asistentes, sino que también aumenta la confianza y la satisfacción de estos últimos al sentirse verdaderamente escuchados.
Involucra a tu red de contactos
Colabora con los patrocinadores para desarrollar ideas de activaciones y contenido atractivo. Algunos patrocinadores pueden proporcionar material interesante para comunicar o realizar actividades impactantes que añadan valor al evento. Hay que tener en cuenta que, actualmente, las acciones de los patrocinadores y marcas pueden influir significativamente en la experiencia del evento.
