Eric De Groot y Mike Van Der Vijver han publicado “Meetings, by default or by design”. Un libro en el que aportan sus ideas, repasan los distintos objetivos y métodos de las reuniones, y cuestionan las formas de trabajar. Su idea principal: No organizar reuniones “por defecto”. Hay que diseñarlas en función de los objetivos.
El libro, según describen sus autores “ofrece sugerencias de mejora para reuniones y eventos, desde los objetivos de la reunión hasta las introducciones y cierres”. Éste repasa las seis razones por las que tener una reunión: aprendizaje, trabajo en red, toma de decisiones, motivación, alineación y ritual.
Lo primero que “Meetings, by default or by design” ayuda a hacer es entender estas seis razones y su importancia relativa, ya que una reunión o evento puede tener varios motivos. Es importante revisar las razones y determinar su importancia. En base a esto, llegaría el momento de decidir qué esfuerzo, tiempo y presupuesto atribuir a cada actividad.
Los autores invitan siempre a la reflexión previa antes de plantearse organizar cualquier evento o reunión, cuestionando las formas estándar de trabajar a las que se está acostumbrado y aplicando la ciencia sobre cómo funcionan y piensan los humanos. Por ejemplo:
Dedicar tiempo a entender posibles problemas. Se tiende a empezar a crear, diseñar u organizar demasiado pronto. Por ello, De Groot y Van Der Vijver recalcan que una buena comprensión del contexto, los objetivos y los participantes resultan clave. Una buena manera según éstos es enumerar los motivos por los que los participantes tienen ciertos comportamientos no buscados por el organizador, a través de un ejercicio de reflexión detallada y honesta. Cambiar comportamientos es uno de los principales objetivos de las reuniones. Es clave asegurar que se entiende cómo se comportan las personas, por qué y qué podría hacer que cambien ese comportamiento. Esto es vital antes de empezar a organizar un evento.
Hacer que la gente actúe desde la reunión y no esperando a después. Es muy común que en las reuniones o eventos se hable de lo que se debe hacer sin dar tan siquiera un primer paso para implementar dichos cambios. Esta es la razón por la que los autores consideran primordial que las personas comiencen a interiorizar los conceptos y trabajar sobre los mismos desde el momento en que se exponen.
Buscar más participación en la transferencia del conocimiento. De Groot y Van Der Vijver explican que “la transferencia de conocimiento es un proceso complejo, que requiere que el receptor procese activamente el conocimiento, preferiblemente en interacción con otras personas y conectándolo con las necesidades y experiencias del oyente”. Para ello, métodos como el aprendizaje experiencial resultan muy efectivos.
Ir más allá del evento. Como ya se ha dicho, manejar comportamientos es difícil, y los intentos de convencer o forzar normalmente no surgen efecto. Los autores incentivan a buscar maneras de influir para que las otras personas quieran adoptar los comportamientos deseados. Es habitual que un evento esté demasiado enfocado en el día de su celebración, en lugar de buscar una influencia más sutil que perdure una vez se regrese a la oficina. Para ello, es imprescindible cuidar el momento de “regresar a la oficina” tras la reunión. El mensaje y los métodos tratados durante la misma tienen que seguir “frescos” para comunicarlos cuando se regrese a la oficina.
Conecta la experiencia a los objetivos. De Groot y Van Der Vijver buscan hacer entender que, aunque el evento se realice en el entorno más espectacular, si las personas son solo espectadores, no retendrán demasiados recuerdos. Las actividades propuestas deben involucrar a los participantes para que experimenten el entorno y comprendan el mensaje de éste.
¿Quieres conocer cómo OPTEAM puede ayudarte a organizar tus eventos? Tenemos un departamento de eventos especializado que podrá asesorarte. No dudes en contactarnos.
