El día a día de un gestor de viajes va mucho más allá que comprar billetes de transporte para los empleados. Estos garantizan que los desplazamientos se realicen de forma segura, cómoda y rentable. Para lograrlo, comparar y elegir a los mejores proveedores teniendo en cuenta criterios de sostenibilidad, además de gestionar los presupuestos de los desplazamientos es una labor clave. Por esta razón, la labor del gestor de viajes es fundamental dentro de una empresa y un factor diferencial.
El papel de los gestores de viajes no es fácil. Según una encuesta de SAP Concur, el 98% de quienes fueron preguntados opinan que su labor será aún más desafiante durante el próximo año en comparación al año pasado. Gran parte de la dificultad y estrés que conlleva el puesto viene derivado de la escasez de recursos humanos y materiales en la industria de viajes. Los viajeros de negocios lidian con retrasos en los transportes o inconvenientes en los hoteles, afectando de esa manera su experiencia de viaje.
La figura del gestor de viajes pasa por ser una fuerza estratégica dentro de una compañía. Los retos planteados en el día a día para lograr una gestión de viajes eficaz y adecuada son grandes, debido a presiones económicas; demandas relacionadas con la sostenibilidad; preferencias de los empleados respecto a los viajes de negocios (frecuencia, flexibilidad…); o imprevistos antes, durante y después de los desplazamientos.
Un perfil muy completo
El sector de los viajes de negocios se caracteriza por ser dinámico y cambiante, lo que provoca que los gestores de viajes deban estar al tanto de las últimas novedades y tendencias. El perfil profesional de estos es el de una persona con dominio de idiomas, además de conocimientos de administración de empresas, recursos humanos, derecho fiscal y tecnologías de la información. A todo esto hay que añadir que son profesionales con habilidades para negociar y organizar viajes.
La disponibilidad y los costes de los viajes están continuamente cambiando. Los responsables de viajes necesitan adaptarse rápidamente a estas variaciones para no perder oportunidades actuando con determinación. Para lograrlo, disponen de datos en tiempo real que les ayudan a identificar y gestionar los riesgos de los viajeros, así como a localizarlos y asistirlos en caso de necesidad. De esta forma, para mejorar la capacidad de adaptación y flexibilidad en la planificación, es fundamental estar al tanto de los acontecimientos internos y externos de la compañía.
Con el fin de lograr un equilibrio entre seguridad y flexibilidad a la hora de viajar, es necesario adaptar los viajes de negocios según la necesidad y que las personas que viajan tengan mayor autonomía y capacidad de decisión. Por esta razón, es muy importante contar con soluciones digitales de gestión de viajes que faciliten la implementación de estas medidas, o que al menos ayuden a que la experiencia de viaje sea tranquila y satisfactoria.
En resumen, los gerentes de viajes son los responsables de diseñar programas de viajes de negocios modernos y eficaces. Por ello, atender las necesidades de los que viajan y seguir las pautas de la dirección de la empresa requiere el respaldo total de las compañías. Porque un programa de viajes de negocios que aporte un valor diferencial es posible, siempre y cuando se gestione adecuadamente.
