Una de la claves para tener éxito en la organización de eventos es saber entender la naturaleza humana. Es importante que el organizador se convierta en un experto sobre motivaciones y comportamientos. Sin duda, la experiencia ayuda a desarrollar dicha capacidad, pero el conocimiento del marco teórico correspondiente puede darle un plus. El modelo STD (Self Determination Theory) es un muy buen punto de partida para llegar a organizar eventos de la forma más efectiva posible.
Edward Deci y Richard Ryan escribieron en los años 80 «Self-Determination and Intrinsic Motivation in Human Behavior«. El libro habla desde una motivación intrínseca, ya que ésta no se mueve por interés sino por las ganas reales de realizar algo. Los autores destacan tres grandes factores en cuanto a motivación humana se refiere: competencia, autonomía y relación. A lo largo de los años, algunos expertos han añadido el propósito y la justicia a los tres factores ya citados.
Relacionando esto con el mundo de los eventos puede llevar a varios consejos para tener éxito en su organización y la manera de aplicarlos.
Competencia
Todos los miembros del equipo deben saberse expertos y reconocidos por ello. El hecho de poder aportar a los demás es un motivador muy potente. Esto nada tiene que ver con el cargo o puesto, sino que se basa en el conocimiento. Para llevar esto a cabo en un evento es aconsejable:
- Montaje de sesiones de presentación de conocimientos por los empleados. Aportará valiosos conocimientos al resto de compañeros y llenará de satisfacción a quien presente.
- Organizar una entrega de premios: Es una muy buena manera de crear orgullo, de demostrar que la empresa reconoce el trabajo y esfuerzo del equipo.
- Asegurarse de que la presentación reconoce a todos. Es importante no valorar solo en general, sino también ser especifico y personificar.
Autonomía
Un derecho fundamental del ser humano es sentir que tiene poder de decisión. Tener la convicción de no estar siguiendo un guion. Esta es una oportunidad para dar libertad y para encarar el nuevo reto de los eventos: la personificación.
- Hacer que los asistentes sean parcialmente gestores del evento. Dejarles intervenir, que pregunten y propongan para hacerles sentir como parte partícipe del contenido.
- Incluir tiempo libre. Reducir la programación facilita la labor del organizador, agrada a los asistentes, permite descansar y tratar temas fuera de guion.
- Incluir diferentes opciones. Es obvio que partes del evento tienen que ser plenarias, pero es importante incluir diferentes actividades. Un detalle apreciado por quienes acudan a la cita puede ser también el poder elegir el tipo de espacio a ocupar durante la cita.
Relación
El contacto social y el diálogo son partes fundamentales de la vida en general y del trabajo en particular. Es más, en la era del teletrabajo esto es más importante que nunca.
- Maximizar el tiempo de networking. Facilitar actividades como las deportivas, sesiones grupales o el tiempo libre para que fluyan las conversaciones.
- Facilitar activamente el networking. Se debe favorecer las relaciones y hacer que los asistentes se sientan cómodos. Es clave la figura del anfitrión y facilitador del evento.
Justicia
Aunque no sea un factor nombrado en el modelo STD, la justicia es una necesidad humana básica. Es una noción del día a día que relacionándolo con los eventos puede aplicarse a la organización y decoro con los asistentes. Ésta puede incluir desde el tipo de habitación hasta la repartición de reconocimientos.
Propósito
Es un factor esencial. El ánimo que da un propósito es la gasolina para alcanzar los objetivos propuestos.
- Incluir case studies. Los testimonios de clientes agradecidos con la empresa tienen un gran valor.
- Permitir que cada cual explique el valor de su trabajo. Se pueden tomar casos reales con clientes.
- Incluir una actividad solidaria o medioambiental. Esto no significa “solo” hacer una buena acción, sino que crea una experiencia grupal motivadora y una impresión de propósito colectivo.
