Conseguir que las personas viajen según las normas establecidas por la empresa no siempre es fácil. Sin embargo, lograr un alto grado de cumplimiento en la política de viajes no solo optimiza los costes: también mejora la experiencia del viajero, reduce riesgos y garantiza que cada desplazamiento profesional esté alineado con los objetivos corporativos.
Mejorar el cumplimiento de la política de viajes requiere una combinación de claridad, tecnología, comunicación y seguimiento. Y sí, con las estrategias adecuadas, es posible alcanzar tasas del 90 % o más.
1. Revisa tu política con mirada crítica
Una política desactualizada o poco clara es el primer obstáculo para su cumplimiento. Asegúrate de que sea fácil de entender, accesible y coherente con las necesidades reales de quienes viajan. Incluye criterios de sostenibilidad, preferencias de viaje y aspectos de bienestar. Recuerda: una política que nadie lee ni entiende, no sirve.
2. Involucra a los equipos desde el principio
El cumplimiento empieza en la forma en que se construye la política. Consulta con los equipos que viajan con frecuencia, escucha sus necesidades y ten en cuenta sus prioridades. Incluir a los viajeros en la definición de las normas hace que se sientan parte del proceso y estén más dispuestos a seguirlas.
3. Usa la tecnología a tu favor
Contar con una herramienta de reservas que muestre solo opciones aprobadas por la política facilita el cumplimiento de forma automática. Además, puedes configurar alertas, aprobaciones previas y límites de gasto. Así, el seguimiento deja de ser una tarea manual y se convierte en parte del flujo natural del viaje.
4. Sé flexible cuando tenga sentido
Una política rígida genera frustración. Si permites cierto margen para adaptar los viajes a cada situación, los viajeros perciben la norma como una ayuda, no como una imposición. Define rangos de precios, franjas horarias y excepciones claras, pero deja espacio para el criterio personal cuando esté justificado.
5. Comunica (mucho) y de forma continua
Informar una sola vez no basta. Refuerza los puntos clave de tu política a través de distintos canales: guías visuales, emails breves, sesiones informativas, píldoras en vídeo o mensajes integrados en las herramientas de reserva. Asegúrate de que todos sepan dónde encontrar la política y cómo aplicarla en su día a día.
6. Forma y acompaña a los gestores
Los responsables de equipo son una pieza clave. Si ellos no conocen o no apoyan la política, será difícil que sus equipos la respeten. Ofréceles formaciones breves, manuales de apoyo y datos sobre el cumplimiento de sus equipos. También puedes reconocer a los que impulsan buenas prácticas.
7. Mide y mejora continuamente
Establece indicadores claros: tasa de reservas dentro de política, ahorro generado, nivel de satisfacción, emisiones evitadas, etc. Analiza los datos con frecuencia y ajusta lo necesario. También puedes compartir los resultados con las distintas áreas y celebrar los logros.
Un paso más allá: cultura, sostenibilidad y bienestar
Mejorar el cumplimiento no es solo una cuestión de control. También es una oportunidad para fomentar una cultura organizativa coherente, impulsar la sostenibilidad en los viajes y cuidar el bienestar de las personas. Una política clara, justa y bien comunicada puede convertirse en una herramienta de cohesión y compromiso.
Por ejemplo, puedes incluir aspectos como:
- Promoción del transporte más sostenible disponible.
- Limitación del número de noches fuera según el rol.
- Recomendaciones sobre horarios de vuelo que eviten jornadas excesivas.
- Posibilidad de combinar viajes cuando tengan un mismo destino o región.
- Incentivos al cumplimiento, como accesos prioritarios o reconocimientos internos.
Cómo medir un cumplimiento superior al 90 %
Alcanzar niveles de cumplimiento superiores al 90 % no es utópico. Las empresas que lo logran suelen tener en común:
- Herramientas de reserva integradas con la política.
- Supervisión activa y análisis de datos mensuales.
- Líneas claras de aprobación.
- Buena comunicación interna.
- Feedback regular entre viajeros y gestores de viajes.
Además, suelen tener una actitud abierta al cambio. Ajustan la política cuando detectan barreras y refuerzan los beneficios que tiene para todos seguir las reglas establecidas. La transparencia es clave: cuando las personas entienden el «por qué» de una norma, la cumplen con mayor facilidad.
¿Y si el cumplimiento sigue siendo bajo?
Si a pesar de todo el seguimiento no mejora, conviene analizar con detalle los motivos:
- ¿Hay demasiadas excepciones que desvirtúan la política?
- ¿Los responsables de equipo la apoyan realmente?
- ¿La herramienta de reservas es intuitiva?
- ¿Se da seguimiento o todo queda en el papel?
En estos casos, revisar el proceso completo, desde la definición hasta la experiencia real del viajero, puede dar pistas muy valiosas.
Cumplir con la política de viajes no debería ser una carga. Al contrario: cuando está bien diseñada y comunicada, se convierte en una aliada para viajar mejor, con menos costes, más seguridad y mayor alineación con los valores de la organización.
En OPTEAM te ayudamos a revisar y reforzar tu política de viajes para mejorar su cumplimiento y adaptarla a la realidad de tu empresa. Si quieres lograr una gestión de viajes más eficiente, sostenible y centrada en las personas, hablemos.
