En un mundo empresarial cada vez más globalizado, los viajes corporativos se han consolidado como un pilar estratégico para la expansión y el fortalecimiento de relaciones comerciales. Sin embargo, esta realidad trae consigo una responsabilidad crítica para las organizaciones: garantizar la seguridad, salud y bienestar de los empleados que viajan por motivos de trabajo. Este principio se resume en un concepto que ha tomado fuerza en los últimos años: duty of care.
El duty of care, traducido como “deber de cuidado”, implica la obligación legal y ética de las empresas de proteger a sus empleados frente a posibles riesgos durante el desarrollo de sus funciones laborales, incluyendo los desplazamientos internacionales. En 2025, esta obligación no solo se considera un aspecto clave de la gestión de riesgos, sino también un factor determinante en la reputación corporativa, la retención de talento y la sostenibilidad de las operaciones.
A continuación, exploraremos el marco legal que regula el duty of care en los viajes corporativos, así como las mejores prácticas que las compañías deben aplicar para estar alineadas con las tendencias actuales.
El marco legal del duty of care en viajes corporativos
La regulación del duty of care varía de un país a otro, pero existen estándares y normativas internacionales que han marcado la pauta en este ámbito:
- Normativa laboral y de prevención de riesgos
En la Unión Europea, la Directiva Marco 89/391/CEE establece la obligación de las empresas de garantizar la seguridad y salud de los trabajadores en todos los aspectos relacionados con el trabajo. Esto incluye tanto la oficina como las misiones en el extranjero. Del mismo modo, en países como Estados Unidos, la Occupational Safety and Health Administration (OSHA) establece obligaciones similares en materia de seguridad laboral.
- Legislación sobre desplazamientos internacionales
En algunos territorios, como el Reino Unido, el duty of care está directamente vinculado a la legislación de «health and safety at work». Allí, las empresas pueden enfrentarse a sanciones legales si no protegen a sus empleados en viajes internacionales.
- Normas ISO y certificaciones
La norma ISO 31030, publicada en 2021, se ha convertido en una referencia clave para la gestión de riesgos en viajes. Esta guía ofrece un marco práctico para que las empresas establezcan políticas de travel risk management alineadas con el duty of care. En 2025, muchas multinacionales ya la han adoptado como estándar interno para auditar su cumplimiento.
- Responsabilidad civil y penal
El incumplimiento del duty of care no solo expone a las empresas a sanciones económicas, sino también a responsabilidades penales en casos de negligencia grave. Por ejemplo, si un empleado sufre un accidente durante un viaje corporativo por falta de medidas preventivas, la empresa podría enfrentarse a demandas legales.
¿Por qué el duty of care es más relevante en 2025?
La pandemia de COVID-19 fue un antes y un después en la percepción de los riesgos asociados a los viajes. A partir de 2020, las compañías comprendieron que su responsabilidad no terminaba con la simple compra de un billete de avión o la reserva de un hotel. Factores como la salud pública, las restricciones fronterizas o la geopolítica empezaron a formar parte del duty of care.
En 2025, además de la salud, han entrado en juego nuevos desafíos:
- Seguridad geopolítica: conflictos regionales, tensiones diplomáticas y riesgos de terrorismo.
- Cambio climático: fenómenos meteorológicos extremos que afectan directamente la movilidad.
- Ciberseguridad: protección de la información corporativa cuando los empleados trabajan en entornos poco seguros.
- Diversidad y bienestar: garantizar viajes inclusivos y seguros para empleados de diferentes culturas, géneros u orientaciones.
En este contexto, el duty of care se ha convertido en una prioridad estratégica para las direcciones de recursos humanos, compliance y travel management.
Mejores prácticas de duty of care en 2025
Para cumplir con el duty of care en viajes corporativos, las empresas deben ir más allá de la normativa y adoptar un enfoque integral que abarque prevención, gestión y respuesta. Estas son algunas de las mejores prácticas:
1. Políticas claras de viajes corporativos
Toda organización debe contar con una política de viajes actualizada, accesible y comprendida por todos los empleados. Esta política debe incluir:
- Protocolos de seguridad y salud.
- Recomendaciones sobre transporte, alojamiento y alimentación.
- Procedimientos en caso de emergencia.
2. Evaluación de riesgos antes de cada viaje
No todos los destinos presentan el mismo nivel de seguridad. Es fundamental contar con herramientas de análisis de riesgos geopolíticos, sanitarios y medioambientales. Plataformas de travel risk intelligence permiten obtener información en tiempo real para tomar decisiones informadas.
3. Formación y sensibilización del viajero
El duty of care no se limita a lo que la empresa hace desde la oficina. Preparar al empleado para el viaje es esencial. Algunas medidas son:
- Cursos sobre seguridad personal y cultural.
- Formación en primeros auxilios.
- Talleres sobre ciberseguridad para proteger datos en movilidad.
4. Asistencia 24/7
Disponer de un servicio de asistencia disponible las 24 horas es clave. Esto incluye desde un teléfono de emergencias hasta aplicaciones móviles que ofrezcan geolocalización, alertas y acceso a información de seguridad en tiempo real.
5. Colaboración con partners especializados
En 2025, cada vez más empresas colaboran con proveedores de seguridad, aseguradoras y agencias de viajes corporativos especializadas en duty of care. Estos partners aportan experiencia y tecnología para gestionar los riesgos de forma más eficiente.
6. Uso de tecnología avanzada
La inteligencia artificial y el big data se han convertido en aliados estratégicos. Gracias a ellos, es posible:
- Predecir riesgos basados en datos históricos.
- Ofrecer recomendaciones personalizadas a cada viajero.
- Automatizar procesos de seguimiento y comunicación.
7. Bienestar emocional y mental
El duty of care no solo es físico, también es psicológico. Los viajes corporativos pueden generar estrés, jet lag o sensación de aislamiento. Las mejores prácticas incluyen programas de apoyo emocional, flexibilidad en los itinerarios y políticas que fomenten el equilibrio entre trabajo y vida personal.
8. Inclusión y diversidad
Un deber de cuidado moderno implica reconocer que no todos los empleados viajan en igualdad de condiciones. Por ejemplo, una mujer que viaja sola a un país con restricciones de género puede enfrentar riesgos específicos. Por ello, es fundamental que la estrategia de duty of care contemple estas diferencias.
El futuro del duty of care en los viajes corporativos
De cara al futuro, el duty of care evolucionará en tres grandes direcciones:
- Integración total con ESG (Environmental, Social and Governance): las empresas que cuiden a sus empleados viajeros estarán alineadas con los criterios de sostenibilidad y responsabilidad social.
- Mayor personalización: gracias a la analítica avanzada, cada viajero recibirá un plan de seguridad y bienestar adaptado a su perfil.
- Colaboración internacional: los gobiernos y organismos supranacionales avanzarán hacia marcos legales más homogéneos que faciliten la implementación del duty of care a escala global.
El duty of care para garantizar el bienestar de los empleados
El duty of care en viajes corporativos no es una opción, sino una obligación legal, ética y estratégica para las empresas en 2025. Garantizar la seguridad, salud y bienestar de los empleados que viajan es un compromiso que impacta en la productividad, en la retención de talento y en la reputación corporativa.
Adoptar políticas claras, evaluar riesgos, ofrecer formación, apoyarse en tecnología y garantizar un enfoque inclusivo son pasos esenciales para cumplir con este deber. Las organizaciones que lo hagan estarán mejor preparadas para afrontar los desafíos del presente y del futuro, proyectando una imagen sólida y responsable en un mundo cada vez más interconectado.
