Cada trayecto, cada reserva, cada gasto o incidencia genera información valiosa. Saber leer y conectar esos datos es clave para crear políticas de viaje más inteligentes, flexibles y alineadas con los valores corporativos. En un entorno donde los presupuestos se revisan con lupa y la sostenibilidad gana terreno, los datos se transforman en el mapa que guía las decisiones estratégicas.
La importancia de medir para poder mejorar
La mayoría de las empresas disponen de grandes volúmenes de datos relacionados con los viajes: gastos, rutas, duración, proveedores o satisfacción del viajero. Sin embargo, muchas veces esa información se encuentra dispersa entre distintas plataformas o departamentos.
Centralizarla permite detectar patrones y actuar en consecuencia. Por ejemplo, analizar los gastos acumulados por destino o proveedor puede revelar oportunidades de ahorro negociando tarifas preferentes. Del mismo modo, estudiar los trayectos más frecuentes ayuda a optimizar la logística o fomentar alternativas más sostenibles como el tren frente al avión.
Sin medición, no hay mejora posible. Los datos son el punto de partida para ajustar procesos, tomar decisiones informadas y construir una política de viajes basada en hechos, no en suposiciones.
Datos que aportan valor real
No todos los datos son igual de útiles. Para que la información se convierta en una herramienta estratégica, es necesario priorizar aquellos indicadores que realmente influyen en los objetivos de la empresa.
Entre los más relevantes se encuentran:
- Datos económicos: volumen de gasto por departamento, coste medio por viaje, ahorro conseguido mediante acuerdos o cumplimiento de presupuestos.
- Datos de comportamiento: hábitos de reserva, antelación, uso de herramientas digitales o preferencia por ciertos proveedores.
- Datos de sostenibilidad: emisiones de CO₂ por tipo de transporte, compensación de huella o destinos con políticas verdes.
- Datos de cumplimiento: porcentaje de reservas realizadas según la política de viajes y desviaciones más frecuentes.
Seleccionar estos indicadores permite tomar decisiones más precisas, detectar riesgos y anticiparse a los cambios del mercado.
El papel estratégico de los datos en la toma de decisiones de viaje
El valor real de los datos no está solo en recopilarlos, sino en interpretarlos correctamente. En la gestión de viajes corporativos, el análisis de datos se convierte en el puente entre la estrategia financiera, la experiencia del viajero y los compromisos de sostenibilidad.
Por ejemplo, una empresa puede descubrir que aumentar la antelación media de las reservas en solo tres días reduce el gasto total en un 12%. O que los trayectos de corta distancia en avión generan el doble de emisiones que los mismos recorridos en tren, lo que permite redirigir la política hacia opciones más responsables.
Además, los datos ayudan a equilibrar los objetivos económicos con el bienestar del viajero. Medir la satisfacción o el nivel de estrés asociado a los desplazamientos aporta información valiosa para mejorar la planificación, los tiempos de conexión o la elección de alojamientos más confortables.
Tecnología y análisis predictivo: el siguiente paso
El uso de herramientas tecnológicas avanzadas permite transformar los datos en decisiones rápidas y efectivas. Los paneles de control en tiempo real, los sistemas de automatización de gastos o las plataformas de inteligencia de negocio ofrecen una visión panorámica del programa de viajes.
El siguiente nivel es el análisis predictivo, que utiliza patrones históricos para anticipar comportamientos futuros. De este modo, una empresa puede prever picos de demanda, ajustar presupuestos o redefinir políticas antes de que los cambios afecten a sus resultados.
La tecnología, sin embargo, no sustituye el criterio humano. Los datos ofrecen el “qué” y el “cuánto”, pero la interpretación sigue requiriendo experiencia, conocimiento del negocio y sensibilidad hacia las personas.
Sostenibilidad: datos para un futuro más responsable
Los criterios medioambientales ya forman parte de las decisiones empresariales. Gracias a los datos, las compañías pueden calcular con precisión la huella de carbono de sus viajes, establecer objetivos de reducción y seguir su evolución año tras año. Además, el análisis permite integrar la sostenibilidad sin comprometer la productividad. Al comparar rutas, transportes y proveedores según su impacto ambiental, se pueden tomar decisiones que reduzcan emisiones sin perder eficiencia.
Incluso los datos cualitativos —como la percepción de los empleados sobre las políticas verdes— aportan valor. Incorporarlos refuerza la coherencia de la estrategia y contribuye a una cultura corporativa más comprometida.
Cómo construir una cultura empresarial basada en datos
Adoptar una mentalidad orientada a los datos no es solo cuestión de tecnología, sino de cultura. Requiere implicar a todos los actores del proceso de viaje: desde los equipos financieros hasta los propios viajeros. Cuando los equipos comprenden el impacto real de los datos, la gestión se vuelve más colaborativa y eficiente. Algunas claves para lograrlo son:
- Formar a los empleados para que comprendan el valor de los datos y cómo sus decisiones individuales los generan.
- Fomentar la transparencia, compartiendo resultados e indicadores de manera periódica.
- Reconocer el cumplimiento, premiando los comportamientos que se alineen con los objetivos marcados.
- Revisar las políticas a partir de la evidencia que los datos aportan, y no solo por tradición o intuición.
Datos, estrategia y personas
Los datos han dejado de ser un elemento técnico para convertirse en el motor de la toma de decisiones en los viajes corporativos. Analizarlos de forma estratégica permite a las empresas reducir costes, cumplir sus metas de sostenibilidad y mejorar la experiencia de quienes viajan.
En un contexto donde cada movimiento cuenta, los datos ofrecen claridad y dirección. Pero el verdadero valor surge cuando se combinan con la visión humana, con la experiencia y con la capacidad de anticiparse.
En OPTEAM creemos que la mejor estrategia de viaje nace del equilibrio entre tecnología, análisis y personas. Por eso acompañamos a las empresas en cada paso del camino, ayudándolas a transformar la información en decisiones más sostenibles, eficientes y humanas.
