Miguel Neves de Skift y el director de experiencia de Maritz, Greg Bogue, escogieron el Event Trend Summit de Skift para exponer una serie de conclusiones al respecto del papel que tiene el tiempo en la organización de eventos. En la citada cita, también se trató el contexto actual de los eventos y las tendencias de hoy en día.
A la hora de organizar un evento, es principal entender al público objetivo y sus motivaciones, así como su situación. En dicho contexto, el valor del tiempo cobra una especial importancia. Su optimización y dedicación a actividades que realmente aporten algo a los asistentes es fundamental.
Cuando alguien acude a un evento, como organizador, hay que tener en cuenta algo muy importante: el asistente está dando su tiempo, su recurso más valioso. Por ello, si un evento se basa en contenidos que perfectamente podría verse online o se trata de una experiencia más del montón, ese asistente no volverá a ceder su tiempo a esa marca en concreto.
La valía del tiempo
Bogue opina que, “el tiempo es la moneda de la experiencia”. Como consecuencia, cuando alguien da un recurso tan importante, en cierto modo obtiene la potestad de cuestionar si el evento ha merecido su tiempo. Y este es precisamente el objetivo de todo organizador de eventos, valorar el tiempo que el asistente ofrece y pensar una propuesta individual para cada púbico objetivo.
Competidores
Se tiende a pensar que el evento propio compite con los organizados por la competencia, que “solo” hay que buscar la diferenciación entre sí para de esa manera tener éxito. Pero la realidad es que se compite con todas las opciones en la vida profesional y privada de cada cual. Durante la conferencia, Bogue preguntó a un grupo de organizadores de eventos que cual era su principal competidora, a lo que éstos respondieron: “las familias de los asistentes”. El valor del tiempo es incluso mayor que el valor del coste de asistir.
Rentabilizar el tiempo
Según Bogue, “tenemos que dejar de perder el tiempo juntos haciendo cosas que podríamos hacer separados”. Es importante aligerar la agenda de eventos (escuchar simplemente a un ponente es algo que se puede hacer de muchas maneras sin asistir a un evento) y centrarse en aquellas actividades que por una u otra razón sí deben hacerse juntos.
Networking
Otro de los temas tratados durante la conferencia de Event Trend Summit de Skift fue el Networking. Bogue quiso dejar claro que éste es un valor absoluto. Uno de los grandes puntos fuertes de los eventos presenciales es el poder conectar con otras personas, algo muy valorado por los propios asistentes. Sin embargo, al camino del networking aun le queda mucho por andar. Los organizadores deben fomentar dicha conectividad entre personas para hacer aun más atractivo un valor de tanta importancia.
Eventos presenciales y online
Tras una época en la que el mundo se vio obligado a organizar únicamente eventos online, la vuelta a la “normalidad” ha devuelto la presencialidad. Llegados a este punto, son muchos los que se ven en la tesitura de tener que elegir entre uno u otro. Sin embargo, la realidad es muy distinta ya que ambos tienen diferentes funciones y por tanto son complementarios. Mientras que los eventos online tratan de transmitir contenidos, los presenciales por su parte priman la creación de relaciones.
Formatos diferentes
Bogue quiso aconsejar probar nuevos formatos como “open space” (permite conseguir las mejores ideas de un grupo numeroso de personas y en un mínimo tiempo). También insistió en realizar sesiones más cortas, maximizando la comunicación y preparación antes del evento. Por ejemplo, enviar videos cortos antes del evento puede ayudar a centrarse en otros asuntos durante la celebración del mismo.
Asistencia activa
Cada vez es más común que los asistentes busquen y/o quieran tener más control sobre la experiencia de los eventos. Por lo que es trabajo del organizador crear un entorno en el cual el espíritu humano, trabajo en equipo y las conversaciones sean claros protagonistas.
Personalización
Muchos eventos parecen sacados de una cadena de montaje. Según Bogue, “los diseños son a menudo lineales, pero la gente quiere diseñar su experiencia de forma más personalizada”. Esto quiere decir que el reto es ir más allá, con el objetivo de convertir el evento en un conjunto de experiencias combinables con libertad como y cuando cada asistente lo desee.
