La gestión eficaz de los viajes corporativos se ha convertido en un factor clave para las empresas que buscan maximizar sus recursos financieros y mantener su competitividad en un entorno globalizado y en constante cambio. Además, una buena gestión de estos mejora la experiencia de los empleados. Por ello, te damos cinco consejos para reducir costes en la gestión de viajes corporativos.
Digitalización de la gestión
Implementar una herramienta que permita digitalizar la gestión de los viajes corporativos es fundamental para mejorar la eficiencia, la seguridad y la transparencia. Un servicio tecnológico integral no solo elimina la necesidad de procesos manuales, que son propensos a errores y pérdidas, sino que también automatiza tareas y proporciona visibilidad en tiempo real de los gastos asociados a cada viaje. Por ejemplo, un sistema que asigna automáticamente los gastos de viaje a los centros de costo, proyectos o unidades correspondientes permite a las empresas optimizar sus recursos financieros y mantener un control más riguroso, logrando un ahorro adicional del 6% en los costes de viaje.
Este tipo de solución tecnológica debe permitir la digitalización y automatización de todos los procesos involucrados sin sacrificar el trato personalizado y humano de un Personal Travel Assistant, lo que asegura una atención profesional para resolver cualquier incidencia durante el viaje, evitando la necesidad de contratar proveedores adicionales y, por tanto, reduciendo los costes.
Política de gastos personalizada
Elaborar una política de gastos adaptada a las necesidades y prioridades de los viajeros es crucial. Esto implica establecer políticas personalizadas para cada viajero, definir criterios para los viajes de mayor importancia o duración, y considerar políticas de viaje que tengan en cuenta el impacto medioambiental.
Establecer límites claros y realistas, y ofrecer opciones de alojamiento y transporte que se ajusten a las preferencias corporativas, contribuye a un uso más eficiente de los recursos. Una política de viajes bien implementada puede generar ahorros de entre el 5% y el 15% del presupuesto destinado a viajes de negocio.
Centralización de datos financieros
La centralización de los datos financieros es fundamental para una gestión eficaz. Al consolidar todos los datos relacionados con los viajes, desde los gastos individuales hasta los contratos con proveedores, se logra una transparencia total y se facilita la toma de decisiones informadas.
Además, tener toda la información actual e histórica en una única plataforma puede reducir en un 75% el tiempo dedicado a buscar dicha información. Antes de implementar un sistema digital de gestión de viajes, algunas empresas necesitaban hasta tres meses para preparar el presupuesto anual, debido a la falta de registros históricos que permitieran prever la inversión necesaria.
Acceso a tarifas y programas especiales
Contar con acceso a tarifas y programas especiales es esencial para optimizar los gastos de viaje. Estos programas pueden incluir acuerdos negociados con aerolíneas, hoteles o empresas de alquiler de vehículos, así como programas de fidelización que ofrecen beneficios adicionales, como mejoras de clase, noches de hotel gratuitas o millas de viajero frecuente. Al aprovechar estas tarifas y programas, las empresas pueden reducir notablemente los costes asociados a los viajes, maximizando el valor de cada desplazamiento corporativo.
Sistemas de supervisión y aprobación automatizados
Por último, centralizar la aprobación de todos los viajes en una o pocas personas dentro de la empresa puede ser una carga de trabajo significativa, resultando en horas adicionales de dedicación, pérdida de información y retrasos en los procesos de autorización.
Un sistema automatizado permite que el responsable de autorizar los viajes reciba todas las solicitudes que se desvíen de los presupuestos y políticas de la empresa en una única plataforma, con toda la información disponible en tiempo real. Esto puede resultar en un ahorro de hasta el 70% del tiempo dedicado por el equipo a esta tarea.
