Las empresas, cada vez más, apuestan por la organización de eventos como una estrategia clave que aporta grandes beneficios, entre los que destacan, fortalecer la imagen de marca y sus valores, fidelizar clientes y formar equipos. Crear un evento exitoso para tu empresa , requiere una organización planificada.
A continuación, desglosamos los 10 aspectos más importantes, que toda empresa debe tener en cuenta si quiere que su evento corporativo cumpla con sus objetivos y deje una huella duradera.
1. Tener un objetivo claro
Se debe comenzar haciéndose la siguiente pregunta: ¿Por qué lo hacemos?
Un evento corporativo debe estar alineado con los objetivos estratégicos. Pueden tener diferentes fines, comerciales, comunicacionales, culturales o educativos, entre otros. Sin esta claridad, las decisiones posteriores carecerán de coherencia.
Imagina que una empresa tecnológica que lanza un nuevo software, no debería organizar un evento tipo cóctel social sin demostraciones prácticas o interacción con el producto. El evento ideal para su objetivo podría ser una experiencia inmersiva, con workshops y casos de uso.
2. Conocer a fondo a la audiencia
No se puede diseñar un evento exitoso sin saber a quién va dirigido. Y no se trata solo de datos demográficos (edad, profesión, ubicación), sino de comprender intereses, valores, expectativas, incluso sus preferencias en estilo de comunicación.
Conocer a tu público permite definir el tono, el lenguaje, el tipo de actividades, el formato de las ponencias e incluso los obsequios o comidas. Esta personalización es cada vez más esperada por los asistentes.
A efectos prácticos, por ejemplo, si el evento está dirigido a un público joven, el uso de tecnología interactiva, como apps de gamificación o encuestas en tiempo real, será bien recibido. Si se trata de ejecutivos de alto nivel, una logística más tradicional pero elegante será la mejor opción.
3. Diseñar una experiencia completa, no solo un evento
En la actualidad los eventos se evalúan por la experiencia global que ofrecen. Desde que el asistente recibe la invitación hasta el recuerdo final que se lleva a casa, todo cuenta: ambientación, música, comida, atención, sorpresas, ritmo de las actividades, incluso el aroma del espacio.
La experiencia debe ser coherente con la marca, con el público y con los objetivos. Cada interacción debe estar cuidadosamente pensada para provocar una emoción deseada.
4. Planificación y cronograma detallado
Intentar evitar al máximo los imprevistos y la improvisación a través de la creación de un cronograma minucioso que contemple cada fase del proceso.
La planificación incluye contactos con proveedores, permisos, transporte, catering, tecnología, recursos humanos y comunicación. También se deben asignar responsables claros para cada tarea y tiempos de entrega realistas.
La utilización de softwares de gestión de proyectos para coordinar al equipo y mantener todo bajo control es de gran ayuda y optimiza el trabajo.
5. Seleccionar el lugar ideal
El espacio es clave para el mensaje. El lugar donde se celebra el evento debe transmitir los valores de la marca, ser funcional para el formato elegido y cómodo para los asistentes. No siempre el lugar más lujoso o bonito es el más adecuado.
Aspectos prácticos como accesibilidad, transporte público, estacionamiento, conectividad, climatización, acústica e iluminación deben evaluarse minuciosamente.
6. Presupuesto bien distribuido
Es importante gestionar de manera consciente el presupuesto, saber de cuanto disponemos y que necesitamos conseguir. Con esta información, crear una lista de prioridades de gastos y repartir el presupuesto total, con el objetivo de que los gastos estén cubiertos en orden a su importancia.
Además, es importante tener una parte del presupuesto reservada a posibles imprevistos que puedan surgir. Es recomendable que se reserve un 10% o 15% del presupuesto total.
7. Apoyo tecnológico
La tecnología mejora la organización de eventos, proporciona herramientas que permiten gestionar de manera más eficiente los procesos previos, así como crear experiencias memorables durante y un seguimiento detallado posterior al evento.
La clave está en seleccionar las herramientas necesarias, no por tener un gran abanico a nuestra disposición debemos utilizarlas todas. Menos es más.
8. Comunicación antes, durante y después del evento
Un evento va más allá de la celebración propiamente dicha. Es un proceso muy largo que pasa por diferentes fases. La comunicación debe acompañar todo el ciclo del evento.
- Antes: crear expectativa con una campaña teaser, invitaciones personalizadas, información útil y recordatorios.
- Durante: señalética clara, redes sociales en vivo, contenido proyectado y asistentes informados.
- Después: envío de agradecimientos, encuestas de satisfacción, material complementario y cobertura post-evento (videos, notas, fotos).
9. Gestión de equipos y proveedores confiables
Un evento exitoso es el resultado de muchas personas trabajando en sincronía. Elegir a los proveedores adecuados, sonido, iluminación, catering, transporte, diseño, personal de atención, es tan importante como supervisarlos.
Además, el equipo interno de la empresa debe estar alineado y motivado. Cada uno debe saber cuál es su rol y cómo contribuir al éxito global.
10. Evaluación de resultados y retorno del evento (ROI y ROE)
Finalizado el evento, llega el momento más estratégico: evaluar si se cumplieron los objetivos. Esta evaluación no es solo numérica (ROI: retorno de inversión), sino también emocional (ROE: retorno emocional).
Para ello, se deben medir indicadores como:
- Asistencia real vs. esperada
- Nivel de satisfacción del público
- Alcance en redes y medios
- Interacción con el contenido
- Leads generados o relaciones consolidadas
- Coste por impacto
Medir el éxito no solo justifica la inversión ante los directivos, sino que aporta insights valiosos para mejorar en futuros eventos.
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