En el mundo empresarial, cada acción debe estar respaldada por resultados. Y los eventos corporativos no son la excepción. No basta con emocionar o dejar una buena impresión: hay que demostrar que lo que se invirtió realmente generó valor. Es ahí donde entra en juego el famoso ROI —el retorno sobre la inversión—, que se ha convertido en una herramienta clave para saber si un evento cumplió su propósito.
Pero medir el ROI de un evento no es simplemente sumar gastos y comparar con ingresos. Es un proceso estratégico, transversal y que empieza antes de la celebración del evento.
¿Para qué hacemos este evento?
Parece obvio, pero no siempre se responde con claridad. Porque un evento sin un objetivo claro es como salir de viaje sin saber a dónde vas: puede ser divertido, pero difícilmente sabrás si llegaste.
¿Queremos generar nuevos contactos? ¿Fortalecer relaciones con clientes? ¿Inspirar a nuestro equipo? ¿Posicionar la marca en un nuevo mercado? Cada objetivo requiere una planificación distinta y también una forma diferente de medir resultados.
Por ejemplo, si el foco está en conseguir leads, debemos contar cuántos obtuvimos, pero también cuales son calificados. Si el objetivo es fidelizar clientes, hay que mirar su participación, nivel de satisfacción, y si después siguen con la marca.
¿Qué medimos?
Una vez que el objetivo está claro, el siguiente paso es traducirlo en indicadores que nos digan si estamos en el camino correcto. Ahí aparecen los KPIs: los indicadores clave de rendimiento.
Algunos indicadores se pueden medir al momento, pero otros requieren más tiempo, como cerrar un negocio que empezó con una conversación en el evento, o ver cómo cambió la percepción de marca.
El ROI se construye en tres etapas. Y todas importan. Hay que saber adaptar la información, pero también el momento en el que hemos obtenido esa información para poder actuar a tiempo.
Antes del evento: Se pueden detectar señales previas al evento, como por ejemplo;
- Número de personas que abren las invitaciones en relación con la gente que ha sido invitada.
- Nivel de interacciones e interés sobre el evento en redes sociales.
- Tráfico del sitio web: mide la cantidad de visitas al sitio web o página de destino del evento.
La información obtenida en esta etapa previa, permite saber qué cosas se podrían cambiar para optimizar los resultados de cara al evento. Reaccionando con tiempo y una línea de acción clara se obtendrán mejores resultados.
Durante el evento: El escenario es más dinámico:
- Asistencia a la sesión: mide el total de asistentes que acudieron a la sesión.
- Participación en actividades y el nivel de interacción.
- Tiempo de permanencia medio de los participantes en el evento.
- Menciones en redes sociales: cantidad de veces que se menciona el evento o hashtags asociados al mismo en canales como Twitter.
Hay herramientas súper útiles como encuestas en vivo, apps, gamificación o QR que nos dan datos en tiempo real y enriquecen la experiencia.
Después del evento: Llega el momento de mirar con más calma y analizar en profundidad y con perspectiva el evento:
- Satisfacción general: recopila comentarios de los asistentes a través de encuestas o evaluaciones posteriores al evento.
- Índice de recomendación: evalúe la disposición de los asistentes a recomendar el evento a otros, midiendo su probabilidad de promocionar el evento.
- Alcance en las redes sociales: hace un seguimiento de la cantidad de personas únicas que interactúan con el contenido vinculado al evento.
Hay gran variedad de herramientas que ayudan a medir mejor la información: plataformas de gestión, CRMs, dashboards, apps, encuestas, análisis de redes… Todo suma. Hay que tener cuidado, no se trata de usar por usar, hay que elegir lo que realmente nos ayuda a entender y mejorar.
La clave es tener claro para qué queremos los datos y cómo vamos a usarlos. Porque de nada sirve tener toneladas de información si no genera acción.
El ROI emocional
No todo lo que cuenta se puede contar con números. Los eventos también dejan una huella emocional. Y ese recuerdo positivo, esa sensación de orgullo o pertenencia, muchas veces es el principio de una relación comercial o de una colaboración a largo plazo.
Este “ROI emocional” no se mide con fórmulas, pero se percibe: en los comentarios espontáneos, en los gestos, en el entusiasmo. Hay que escuchar, observar, valorar.
El cierre real: analizar, aprender y mejorar
El evento no termina cuando se acaba el día. Es necesario invertir en un análisis que genere respuestas valiosas. Detectar qué acciones funcionaron, cuales se deben cambiar o qué cosas se pueden mejorar o implementar. A través de un análisis objetivo se pueden sacar conclusiones claras y de valor, es ahí cuando se obtiene el verdadero aprendizaje.
Un informe bien hecho, que combine datos duros y percepciones, no solo sirve para rendir cuentas. También es una fuente de inspiración para el futuro. Para hacer eventos cada vez más estratégicos, más efectivos, más humanos.
En OPTEAM, convertimos experiencias en resultados
En OPTEAM, tu agente personal de viajes, creemos que los eventos tienen que emocionar, sí. Pero también generar valor. Diseñamos experiencias con propósito, cuidando cada detalle, pero también cada resultado. Porque lo que no se mide, no se mejora. Y lo que se mejora, se transforma en ventaja competitiva.
Medir el ROI es el broche final de un buen evento. Es la forma de transformar emociones en estrategia y en crecimiento. La información es nuestra gran aliada y es imprescindible analizar de manera correcta para obtener buenos resultados.
