Garantizar la seguridad de los empleados en sus desplazamientos es una prioridad para las compañías. Los viajes corporativos pueden exponer a los trabajadores a diversos riesgos, desde emergencias médicas hasta problemas logísticos o ciberseguridad. Por ello, contar con protocolos de seguridad bien estructurados es clave para minimizar imprevistos y asegurar una experiencia de viaje eficiente y protegida.
Seguridad más allá del destino
Las empresas tienen un rol activo en la protección de sus empleados cuando estos viajan por razones laborales. Se trata de reaccionar ante una emergencia, de prevenir que ocurra. Esto implica un enfoque integral que empieza incluso antes de comprar el pasaje.
Uno de los primeros pasos consiste en analizar el lugar de destino. Las condiciones sanitarias, el clima político, las regulaciones migratorias y hasta las particularidades culturales deben formar parte de un informe previo que permita tomar decisiones informadas. Esta evaluación previa reduce el riesgo de incidentes y también permite preparar mejor al viajero para lo que pueda encontrar.
Formación y preparación
Los empleados deben estar capacitados para manejar situaciones adversas. ¿Qué hacer si se pierde el pasaporte? ¿Cómo actuar si hay un desastre natural? ¿A quién llamar si se sienten inseguros? Estas y otras preguntas deben tener respuestas claras antes de abordar el avión.
La formación en temas de salud, normas locales, medidas básicas de ciberseguridad y comportamiento ante emergencias es fundamental. Muchas veces, pequeños errores como utilizar una red Wi-Fi pública sin protección o desconocer una costumbre local pueden derivar en complicaciones evitables.
Además, es importante que cada viajero tenga acceso a un protocolo práctico, fácil de entender y adaptado a su destino. Esto puede presentarse en forma de guía digital, app corporativa o incluso tarjetas de emergencia con contactos clave.
Seguros diseñados para lo inesperado
El seguro de viaje debe ser amplio y adaptarse a las necesidades reales de quienes viajan por trabajo. Esto incluye atención médica, repatriación sanitaria, cobertura en caso de cancelaciones, robos, accidentes, asistencia legal y soporte en idioma local.
Algunas pólizas incluso contemplan asistencia psicológica en caso de que el viajero experimente situaciones de estrés extremo o trauma. Invertir en un seguro completo no solo protege a los empleados, sino que también evita costos mucho mayores para la empresa en caso de crisis.
Tecnología como aliada de la prevención
Hoy en día, las soluciones tecnológicas permiten anticiparse a muchos problemas. Existen plataformas que envían alertas en tiempo real sobre disturbios, condiciones climáticas adversas o cambios en las normativas de entrada a un país. Además, las aplicaciones de seguimiento permiten mantener contacto constante con los empleados, sabiendo dónde están y si necesitan ayuda.
Un ejemplo cada vez más común es el uso de apps con botón de emergencia o localización GPS, que activan protocolos automáticos de asistencia. Esto permite reaccionar de forma inmediata ante cualquier situación, incluso si el viajero no puede comunicarse verbalmente.
También hay que prestar atención a la ciberseguridad. Los dispositivos móviles, laptops y conexiones remotas se han vuelto indispensables para trabajar desde cualquier lugar, pero también son una puerta abierta para el robo de información si no se toman medidas. Las empresas deben asegurarse de que sus empleados cuenten con herramientas seguras, como VPNs, autenticación multifactor y sistemas de respaldo en la nube.
Proveedores seguros, una elección inteligente
Cada eslabón del viaje cuenta: la aerolínea, el hotel, el transporte terrestre. Por eso, es clave trabajar únicamente con proveedores que cumplan con estándares de seguridad reconocidos. Esto implica verificar antecedentes, conocer sus protocolos internos y confirmar que ofrecen asistencia 24/7 si algo sale mal.
Un hotel bien ubicado, con sistemas de seguridad activos y personal capacitado, puede marcar la diferencia en una situación crítica. Lo mismo ocurre con los servicios de transporte: elegir conductores registrados, con vehículos en buen estado y rutas confiables no es un lujo, es parte del protocolo de seguridad.
¿Y si ocurre una emergencia?
Aunque todo esté bien planificado, siempre existe la posibilidad de enfrentar una crisis. Por eso, cada empresa debe tener un plan de acción claro, accesible y probado. Este plan debe contemplar desde procedimientos de evacuación y asistencia legal, hasta la coordinación con embajadas y servicios médicos.
No basta con tener un número de emergencia. Es necesario que los empleados sepan cómo actuar y que la empresa cuente con un equipo preparado para coordinar la respuesta desde el primer minuto. Simulacros, capacitaciones y revisiones periódicas del protocolo son esenciales para garantizar su efectividad.
Nuevas tendencias en seguridad corporativa
El mundo cambia rápidamente, y la forma de proteger a los empleados también. Algunas tendencias que están ganando fuerza incluyen:
- Inteligencia artificial aplicada al análisis de riesgos: plataformas que monitorean múltiples fuentes y emiten alertas personalizadas según el destino y el perfil del viajero.
- Protocolos verdes y sostenibles: integrando seguridad y sostenibilidad, muchas empresas optan por alojamientos responsables, transporte eficiente y minimización de riesgos ambientales.
- Cultura de autocuidado: más allá de protocolos impuestos, se busca fomentar una actitud responsable en cada viajero, promoviendo hábitos de prevención, salud mental y adaptación cultural.
Un compromiso compartido en OPTEAM
La seguridad en los viajes corporativos no es una tarea exclusiva del departamento de recursos humanos ni de la oficina de gestión de riesgos. Es un esfuerzo conjunto que involucra a la dirección de la empresa, al personal de logística, a los proveedores, a las agencias especializadas, y, por supuesto, a los propios viajeros
En OPTEAM, tu agente personal de viajes, apostamos por la creación de un buen protocolo enfocado en proteger vidas, cuidar la reputación de la empresa, optimizar recursos y permitir que los objetivos del viaje se cumplan sin sobresaltos.
En definitiva, con un protocolo de seguridad, se trata de anticiparse, adaptarse y actuar con responsabilidad. Invertir en seguridad no es un gasto, es una decisión inteligente que marca la diferencia entre improvisar ante un problema o resolverlo con rapidez y eficacia.
