La Asociación de Event Managers de España (EMA) ha publicado recientemente un informe en el que analiza los criterios que siguen los profesionales y agencias del sector de los eventos para llevar a cabo la mejor política de compras posible. Además, también ofrece detalles sobre la toma de decisiones respecto el destino y el venue.
Para los organizadores de eventos corporativos el briefing es clave, y decidir qué proveedor organizará el evento es el reto principal. Sin embargo, éstas decisiones están condicionadas por las limitaciones de presupuesto, así como por los procedimientos definidos por el departamento de compras, las diferentes formas de entender los objetivos del evento según los departamentos implicados y las influencias marcadas por las preferencias personales de cada persona.
En lo que respecta a las agencias organizadoras de eventos, todas las decisiones de compra giran en torno al diseño del mismo con un rol principal para la creatividad. A continuación, sería el momento de seleccionar los proveedores de cada temática, asumir que existirán cambios e imprevistos para lidiar de la mejor forma posible con ellos y negociar todos los temas referentes a la financiación del evento junto con el departamento de compras.
Durante el proceso de organización, la tendencia de los profesionales corporativos es informar a los proveedores participantes de todo el evento (77,5%). Mientras que en las agencias dicha tendencia está más dispersa, ya que existen los perfiles que informan de todo (53%) y los que lo hacen sólo de la parte donde interviene cada proveedor (47%).
En el momento de seleccionar un proveedor, los criterios que influyen en dicha decisión pueden ser tanto racionales (mediante información previa) como emocionales (guiados por situaciones vividas juntos). Los profesionales corporativos suelen optar por convocar 3 agencias (53%) a concurso, de los que al menos 2 agencias son habituales mientras que una o ninguna es una nueva. Un 38% afirma que tienen libertad para elegir a los proveedores. Por contra, las agencias no acostumbran a convocar a concurso a sus proveedores (84,5%). La mitad de ellas suelen pedir al menos 3 presupuestos.
Decidir el destino y el lugar perfecto
Llegado el momento de decidir el destino en el que celebrar un evento existen diferentes criterios. El más demandado es que esté bien conectado o de fácil acceso (96%); seguido por la afinidad con los objetivos del evento (87%); el precio (86%); la existencia de transportes alternativos al avión (79%); la distancia (77%); el origen geográfico de los invitados (77%); y que sea un lugar único (72%).Tras decidir el destino es el turno del venue o lugar que más se ajuste a las necesidades del evento. Según el estudio citado, un hotel es perfecto para celebrar jornadas formativas (74%), una convención de ventas (56,5%) o un congreso (46%). En cambio, un hotel no sería la opción adecuada para cenas de Navidad (19%), el lanzamiento de un producto (17%) o una feria/exposición (9%).
