La optimización de costes y la sostenibilidad, son elementos cada vez más importantes dentro de la gestión de viajes corporativos. Las organizaciones que gestionan adecuadamente sus desplazamientos profesionales no solo reducen gastos, sino que también mejoran la productividad de sus equipos, refuerzan el cumplimiento normativo y promueven una cultura de responsabilidad financiera.
El sistema de reporting en travel management, en este contexto, se ha posicionado como un elemento esencial. No se trata únicamente de reunir datos sobre los viajes de negocios, sino de transformarlos en información estratégica y accionable.
Beneficios de un buen sistema de reporting
1. Control total del gasto en viajes
Tener claridad sobre en qué se está gastando el presupuesto. El reporting permite conocer con precisión:
- El gasto total en viajes por periodo.
- El coste promedio por viaje, por empleado o por destino.
- Las desviaciones respecto al presupuesto planificado.
2. Cumplimiento de políticas de viaje
Toda empresa con un volumen significativo de viajes establece políticas internas que regulan aspectos como el tipo de alojamiento permitido, la clase de vuelo, los límites de gasto diario o las rutas autorizadas. El sistema de reporting ayuda a identificar:
- Qué porcentaje de los viajes cumple con la política.
- Qué empleados o departamentos presentan más desvíos.
- En qué segmentos se están generando sobrecostes innecesarios.
3. Toma de decisiones basada en datos
Gracias al análisis consolidado de la información, el reporting permite tomar decisiones más informadas, como:
- Redefinir acuerdos con proveedores de hoteles o aerolíneas.
- Reasignar presupuestos por departamento.
- Identificar oportunidades para sustituir viajes por videoconferencias.
4. Visibilidad en tiempo real
Permiten acceso inmediato a los datos desde cualquier lugar. Esto significa que los equipos de gestión pueden:
- Ver el estado actual del gasto en cualquier momento.
- Recibir alertas cuando se superan ciertos umbrales.
- Tomar decisiones correctivas sin esperar al cierre del mes o del trimestre.
5. Gestión del riesgo y seguridad del viajero
El reporting también se ha convertido en una herramienta importante para la gestión de riesgos y el duty of care, es decir, la responsabilidad de la empresa hacia sus empleados en viaje. Los informes permiten:
- Rastrear la localización de empleados por destino.
- Detectar viajes a zonas de riesgo o conflicto.
- Coordinar respuestas rápidas en caso de emergencias.
6. Impulso a la sostenibilidad
La presión por reducir la huella ambiental también ha llegado al sector de viajes corporativos. Un sistema de reporting puede incluir:
- Cálculo de emisiones de CO₂ por trayecto.
- Comparativas entre diferentes modos de transporte.
- Métricas para definir objetivos de reducción.
¿Cómo funciona un sistema de reporting?
Aunque existen distintas plataformas en el mercado, todos los sistemas de reporting efectivos comparten una estructura similar:
- Integración de datos: El sistema recopila automáticamente los datos desde múltiples fuentes:
- Sistemas de reservas (GDS, OBTs, agencias).
- Herramientas de gestión de gastos.
- Proveedores directos (aerolíneas, hoteles).
- Plataformas de contabilidad y ERP.
- Normalización y categorización: Los datos brutos se transforman en información estructurada. Por ejemplo:
- Un gasto en alojamiento se clasifica por tipo de hotel, tarifa, duración.
- Un vuelo se categoriza por clase, proveedor, horario, distancia.
- Visualización y análisis: El sistema genera paneles de control y reportes con múltiples filtros: por región, centro de coste, usuario, proveedor, período, etc. Estas visualizaciones permiten detectar rápidamente:
- Patrones de comportamiento.
- Áreas de mejora.
- Oportunidades de ahorro.
- Automatización de reportes: Los informes pueden programarse para que se generen automáticamente y se envíen por correo a los responsables. Esto evita tener que solicitarlos manualmente y asegura una revisión periódica del desempeño.
El futuro del reporting en viajes corporativos
La evolución del reporting en travel management no se detiene. Las tendencias para los próximos años apuntan hacia:
- Inteligencia Artificial: Los sistemas ya están empezando a sugerir automáticamente rutas más económicas, detectar patrones de incumplimiento o predecir el coste de una ruta en función de la demanda estacional.
- Mayor integración de sostenibilidad: Se incorporarán no solo indicadores de CO₂, sino también criterios de proveedores sostenibles, seguimiento de acciones compensatorias y cumplimiento de normativas internacionales de ESG.
- Reportes colaborativos y móviles: Los dashboards se harán más accesibles desde móviles y tablets, permitiendo a los gestores consultar información clave incluso durante sus propios viajes.
- Personalización extrema: Cada usuario podrá construir su propio panel de indicadores con los KPIs que más le interesen, con una experiencia totalmente personalizada y amigable.
Sistemas de reporting en la gestión de viajes corporativo en OPTEAM
El reporting no es solo números en una pantalla, sino el mapa que guía cada decisión. Desde la optimización de costos hasta la mejora de la experiencia del viajero, cada dato cuenta una historia y permite a las empresas tomar decisiones más inteligentes, ágiles y alineadas con sus objetivos.
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